La signatura ha de ser jeràrquica, concisa i llegible per permetre al destinatari la ràpida identificació de l’emissor i la seva afiliació.
Estructura Formal Obligatòria:
| Nom Complet– Clar i sense diminutius |
| Càrrec / Rol – Indicació precisa de la posició (Exemple: Alumna SXM). |
| Organització– Nom de la institució o empresa. |
| Informació de Contacte– Mètodes de contacte professionals (correu, telèfon). |
| Exempció de Responsabilitat– Clàusula de confidencialitat legal. |
| Logotip (Opcional)– Es recomana l’addició d’un logotip institucional de mida reduïda per a la identificació visual. |
Criteris d’Estil i Ètica:
- Colors i Tipografia: Evitar l’ús de colors brillants i tipografies complexes (decoratives o cursives)
- Contingut Mèdia: S’ha d’excloure qualsevol element que dificulti la càrrega o distregui. Això inclou imatges molt grans, fons amb imatges, GIFs animats o qualsevol mena de meme.
- Coherència: Utilitzar un màxim de dues fonts i colors neutres (negre, gris fosc, color corporatiu).
Implementació de la Clàusula de Confidencialitat
La clàusula és un element d’assegurança de responsabilitat fonamental que protegeix la informació intercanviada.
Funció Legal i Ètica:
- Defensa Legal: La clàusula és l’eina legal per defensar la privadesa del contingut.
- Advertiment: Serveix per establir clarament al receptor (i a tercers) que el missatge és estrictament privat i no pot ser distribuït o compartit sense permís explícit.
- Compliment Normatiu: Actua com a prova legal que l’emissor ha advertit la confidencialitat del missatge, un requisit obligatori quan es manegen dades sensibles.
Format i Ubicació:
- Separació: El text de l’avís s’ha de col·locar a la part final de la signatura, separat de la informació de contacte amb una línia horitzontal o un espai significatiu.
- Format Visual: S’ha d’utilitzar una lletra més petita (però llegible) o un color de text lleugerament més clar (gris fosc) per diferenciar l’avís del contingut principal de la signatura.
Pas a Pas:
Al menú superior, cliquem la roda dentada de Configuració → Mostra totes les configuracions → hem d’anar a la secció General, buscar Signatura i afegir-hi tota la informació que vulguem per al peu de correu.
Per posat un logotip i he utilitzat una plantilla de Canva diferent per a cada ocasió i l’he modificat per tal que encaixi amb l’estil corporatiu i amb el estil professional.
